El procesador de textos Word y la planilla de cálculo Excel han logrado lo que todo desarrollador de software desea que sus productos consigan: convertirse en un estándar.
Esto puede verse en nuestro lenguaje cotidiano, cuando decimos "te enviaré un DOC" para decir que remitiremos un archivo de texto en formato de Word. Lo mismo sucede con Excel.
A continuación, repasamos las características más importantes de estos dos programas.
Por supuesto que todas las reformas que mencionamos en cuanto a la interfaz general de la suite se pueden encontrar en Word 2007, pero además se ha cambiado el concepto mismo del programa, y se lo ha orientado para que sea más natural seguir el orden de la tarea por realizar con el procesador de textos. Para ello, tenemos los siguientes tabs que reemplazan opciones del antiguo menú:
" Inicio: permite dar el primer paso en la confección de un documento, e incluye opciones para seleccionar los tipos de letra, párrafos y estilos, portapapeles y edición. Seguramente sea el tab que más tiempo tendremos activo.
" Insertar: todos los comandos para agregar elementos: páginas, tablas, ilustraciones, símbolos, links, encabezados y pies de página.
" Diseño de página: pensado para contener las opciones relacionadas con la página que comprende el texto, incluye links para trabajar con temas, fondos de página, espacio de párrafos, marcas de agua, tabuladores, etc. También se pueden indicar desde aquí los tamaños de los márgenes, pie de página, columnas y encabezados.
" Referencias: este tab tiene todas las herramientas necesarias para trabajar con documentos extensos, tales como libros o tesis, que requieren una estructura más profesional. Incluye opciones para crear tablas de contenido, citas y bibliografías, índices, etc.
" Correspondencia: este tab permite evitar el engorro que suponían los antiguos asistentes para combinar correspondencia. Cuando necesitemos crear algún mailing, desde aquí vincularemos nuestro documento con una lista de distribución de Outlook 2007.
" Revisión: como su nombre lo indica, todo lo relacionado con la corrección ortográfica y de estilo está en este tab. Además, brinda acceso a los diferentes diccionarios y al asistente de autocorrección. También se encuentran los comandos para agregar comentarios y seguir un trabajo compartido, protección de documentos, etc.
" Vista: todo lo referente a la manera en que vemos el documento para su edición se encuentra en este tab: desde la vista de varios documentos en múltiples ventanas hasta la inclusión de cuadrículas y reglas. También es posible ver las imágenes de alta resolución insertadas en el documento como rectángulos grises para no ocupar memoria de más. Se puede decidir desde aquí si los renglones, las líneas guía o los márgenes son visibles o no.
Otra característica que nos permitirá ahorrar mucho tiempo es la nueva forma de manejar los estilos. Ahora podemos visualizar cómo quedará nuestro documento sin necesidad de aplicar efectivamente un estilo determinado. Su funcionamiento es sencillo: ponemos el mouse sobre la sección o elemento al que queremos aplicar un estilo, seleccionamos el comando Estilo, y aparecerá la vista previa con una paleta para seleccionar el que deseemos.
Los temas, que permiten cambiar la forma en que los textos, tablas y demás elementos especiales se muestran en el documento, están presentes desde versiones tempranas de Word. Incluyen forma de encabezados, cuerpo, color, estilos, espaciados, bordes, cuadros y demás. Con Word 2007, su uso es más sencillo que antes: sólo tenemos que
hacer un clic dentro del tab Diseño de Página para que se aplique a todo el documento.
La reutilización de elementos es otra de las grandes virtudes de esta versión de Word. Por ejemplo, si tenemos un logo que utilizamos en todos nuestros documentos, podemos salvarlo como parte de un documento y luego insertarlo con mucha facilidad en otros, para no cometer errores y lograr que nuestra papelería sea uniforme. A esta característica se accede mediante un comando dentro del tab Insertar. Cuando hacemos un clic en la pestaña Elementos rápidos, vemos una galería con todas las partes que hemos guardado o creado previamente, y se nos ofrecen opciones para agregar campos, números de página, ecuaciones, tablas, etc.
Nivel profundo
Microsoft Office Excel 2007 es la herramienta que utilizamos para crear y aplicar formato a hojas de cálculo. En un nivel más profundo, permite analizar y compartir información indispensable para la toma de decisiones bien fundadas. Es por este motivo por lo que Microsoft ha orientado este producto directamente a la obtención de resultados.
Las mejoras introducidas en esta versión 2007 permiten a los usuarios crear una hoja de cálculo rápidamente, con atractivas vistas que ayudan a comprender mejor los datos que contienen.
El nuevo diseño incluye los comandos básicos para crear, editar y analizar información incluida en la hoja de cálculo. Al igual que el resto de la suite, dispone de tabs que agrupan las diferentes opciones:
" Inicio: con los comandos necesarios para trabajar con el portapapeles, fuentes, alineación de los contenidos de las celdas, formatos de números y estilos; búsqueda, ordenamiento y edición de datos.
" Insertar: incluye los comandos para agregar todo tipo de contenido a la planilla, como tablas, gráficos, imágenes y links.
" Diseño de página: desde aquí configuraremos los temas, controlaremos el tamaño de cada objeto y manejaremos varias opciones de la hoja de cálculo.
" Fórmulas: todas las funciones necesarias para la introducción y edición de fórmulas. Incluye los comandos necesarios para trabajar con nombres de celdas y cálculos.
